Control
El control es la función administrativa por medio
de la cual se evalúa el rendimiento.
Fayol en 1990 define al control como ,
"Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a
las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene
la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición".
El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
·
Debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las
actividades realizadas.
·
Deben existir estándares o patrones establecidos
para determinar posibles desviaciones de los resultados.
·
Debe permitir la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
·
A través del proceso de control se debe planificar
las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones
necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la
función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos
contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción
dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y
dentro de los limites de la estructura organizacional.
1.
Importancia Del
Control Dentro Del Proceso Administrativo
El control se
enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.
Es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
2.
Tipos De Control
Terry (1999) en su libro "Principios
de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El
control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
·
Control preliminar, este tipo de control tiene
lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de politicas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables
debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de
tener que corregirlos después.
·
Control concurrente, este tipo de control tiene
lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la
dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en
otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado
a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es
la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa
las acciones de un
empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma
concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan
presentarse.
·
Control de retroalimentación, este tipo de control
se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han
reunido algunos datos, se han analizado
y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está
controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
3.- Áreas De
Desempeño Del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos
los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser
controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos
existentes en la empresa.
Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:
·
Dentro del área de producción se encuentra el
control de calidad. Este consiste en
la verificación de la calidad (peso, resistencia,
consistencia, color, sabor, entre
otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas.
Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio,
proceso y todas las etapas hasta el producto final. La
detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más
trabajo en el producto.
·
También existe el control de información. Para
contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una
información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la
organización debe poseer sistemas tecnológicamente
actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema
con mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de
información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable,
que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de
decisiones.
·
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de
control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen
administrador está el ahorrar en costos, es decir, no
acarrear elevados gastos en la
producción. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan
desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse
diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la
mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitacion adicional?.
La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.
·
Además de los controles antes mencionados, podemos
hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan docuementos legales que,
en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e
internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este
tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a
que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la
organización.
A continuación se añaden algunos enlaces para que conozcas un poco más sobre la etapa de control:
